Cotizaciones o propuestas profesionales

En mi trabajo de consultoría siempre tenemos diferentes acividades y nunca se parece un trabajo a otro que hayamos hecho previamente. Es por eso que rara vez podemos utilizar la misma doucmentación de propuesta para cotizar otro trabajo.

Para poder hacerlo de la mejor manera, hemos diseñado un guión que sirve para poner en orden las ideas del trabajo que debemos desarrollar y poder cotizar correctamente el trabajo mediante una Propuesta de Colaboración Profesional. Sé que este tipo de ejercicio no funciona en todos los trabajos, pero sí da una clara idea de los aspectos a considerar:

El Guión

El guión se divide en dos partes: Introducción y Desarrollo. La introducción a su vez se divide en 3 partes:

- Situación: sección donde el objetivo es demostrar el entendimiento de la posición del interlocutor, es decir, plasmar la situación en la que se encuentra nuestro cliente, su empresa y su giro.

- Complicación: Aquí se identifican y analizan elementos que complican la posición descrita en la situación.

- Reto: Se debe de formular como pregunta, el estado deseado en el contexto de la posición actual y las complejidades identificadas.

Después de esto se llega al Desarrollo que se subdivide en 4 partes:

- Mensaje Principal: Establecer de una manera concisa nuestra propuesta al reto que nuestro cliente enfrenta. Es indispensable que el mensaje responda claramente la pregunta hecha en el reto.

- ¿Porqué?: Ofrecer las razones por las que nuestra propuesta es la mejor respuesta al reto. De esta sección se podrán establecer también los beneficios que se obtendrán de nuestra propuesta.

- ¿Cómo?: Aquí se describe la forma en que cada una de las razones descritas en los "porqués" obtendrá la solución deseada al tiempo de describir cómo se ejecutará la solución propuesta. En esta sección es donde se detallan los productos que se entregarán al cliente.

- Beneficios: Esta sección también surge de los "porqués" y describe el valor agregado que obtendrá el cliente de nuestra ssolución.

El guión es más fácil desarrollarlo en forma de lista para identificar cada parte y acomodarla de manera que tenga lógica.

Una vez terminado el guión, el documento de propuesta es sencillo de armarlo. Este documento contiene diferentes secciones que van en paralelo al guión, pero siempre en prosa para dalre facilidad de lectura al cliente:

La Propuesta

La propuesta contiene 6 secciones y anexos:

- Entorno: Aquí se pone lo descrito en la "situación" (en forma de prosa)

- Situación y Reto: Aquí se pone lo que se encuetra en "complicación" y se finaliza con la pregunta del "reto". Es importante no usar el título de complicación, ya que da una imagen negativa al cliente.

- Nuestra Solución: Aquí se pone el "mensaje principal". De ser posible, es recomendable utilizar una figura que describa mejor la solución. Los elementos gráficos siempre ayudan a simplificar el entendimiento que requerimos del cliente.

- Nuestro Enfoque: Aquí se detallan los "porqués". De haber utilizado una figura en "nuestra solución" se debe de seguir ilustrando cada "porqué" en la figura.

- Alcance y Esfuerzo: Aquí se describen los productos de la sección de "cómo" y se complementa con una tabla o resumen del esfuerzo que implica en horas o actividades a desarrollar. Es recomendable especificar el alcance de nuestras actividades ya que muchas veces los clientes quieren que hagamos más por el mismo costo y aquí es donde se limitan esas actividades.

- Oferta Económica: Parece mentira, pero si el título fuera de "costo" se le pone al cliente a la defensiva, pero en fin, el chiste de esta sección es finalmente poner la cotización, costo o como le quieran llamar, para entregar al cliente los productos descritos. Aquí de igual manera se deben de poner las condiciones de pago, el tiempo de vigencia de la propuesta y el tiempo de desarrollo en días, semanas o meses según se requiera.

De ser necesario se pueden añadir anexos para complementar la infomración de la propuesta. Muchas veces, el llenar las otras secciones con demasiados detalles puede distraer del objetivo de venta a nuestro cliente, por eso es mejor ponerlo en anexos.

Parece mentira, pero si desarrollamos bien las secciones de entorno, situación y reto, los clientes ya ponen menos "peros" al costo. Alguien que entiende perfectamente tu situación, que entiende qué es lo que quieres, es casi seguro que te puede dar la solución y es por eso que es muy importante estas secciones.

En la experiencia de nuestra firma, el 80% de la aceptación del cliente es cuando quedan convencidos de que los hemos entendido. El otro 20% es por el costo, que en consultoría siempre parece alto (a razón de 125 dólares la hora... échenle). De igual manera, cuando desarrollamos nuestras propuestas nos tardamos como el 70% del tiempo en decribir perfectamente esas secciones que en las que describimos nuestra solución.

Espero que les pueda servir este tipo de ejercicio para sus propuestas profesionales.

Nigger