La medición de la operación de flota

La responsabilidad básica del gerente de flota radica en gestionar los costos de la operación de flota, buscando siempre el menor costo de reparto. En esta asignación, el gerente de flota juega un doble rol: En cuanto a los Gastos Fijos, su gestión es apoyar a la directiva de la empresa a realizar las mejores inversiones para que cada peso invertido en la operación de flota, ayude a disminuir el costo de reparto. En lo que concierne a Gastos Variables, su control es la actividad de día a día para el gerente de flota.

El objetivo de este artículo es el de proponer un método de medición que aporte un criterio objetivo a la evaluación de la gestión de la operación de flota.

Existen muchos métodos para determinar el costo de operación de una flotilla y así poder evaluar la gestión de los gerentes responsables de su operación, quienes constantemente tienen que tomar decisiones en función de los mismos. Aún cuando estos métodos no siempre incluyen todos los factores o variables que determinan el costo final de una operación de flota, lo más importante a nivel individual es que incluyan los factores de mayor impacto económico de una flota en específico y que la metodología de aplicación sea consistente. Esto hará que los resultados obtenidos se conviertan con el tiempo en una base histórica de comparación.

Como una recomendación empírica, la métrica para medir la operación de flota debe de incluir el mayor número posible de aquellos costos y gastos en los que se incurre para operar la flotilla, pudiendo estos ser: Costo de las unidades, sueldos de choferes, refacciones, mantenimientos, sueldo de mecánicos, costos de encierro, seguros, costo de combustible, sueldo de gerente de flota, capacitaciones, etcétera.
Con toda estos costos y gastos (algunos directos y otros indirectos), un gerente de flota se enfrenta a tomar decisiones respecto a la flota y para ello debe de tomar en cuenta cuáles costos y gastos debe considerar y por cuánto tiempo. Estas consideraciones ayudarán al gerente de flota en su proceso de toma de decisiones en busca de mayores niveles de eficiencia de operación.

De todos los costos y gastos, hay aquellos que son fijos y se toman directamente para integrarse en las metodologías para determinar el costo de operación, sin embargo, hay aquellos que tienen que medirse en función de la actividad o uso. El consumo de combustible de los vehículos, por ejemplo, va en función de la ruta asignada, el rendimiento puede variar por el tipo de motor y el uso que le da el chofer, los seguros van en función del tipo de vehículo y la cantidad de vehículos en función del tipo de operación.

Cuando se tiene que determinar el costo de operación de una flotilla se deben conocer todos los aspectos involucrados y clasificarse de manera tal que puedan establecerse en una medida que sea comparable, ya sea en sí misma o con otras alternativas.

La base de medición de los costos de operación puede ser tan variada como las diferentes actividades a las que se puede dedicar una flotilla. Por ejemplo, en una flotilla de reparto de pan, se puede establecer el costo de repartir una charola de pan, o bien el costo de entregar un litro de leche en el caso de una flotilla de lácteos; o en términos generales, usar simplemente el costo por kilómetro recorrido.

El fin de establecer esta medición es el de comparar, ya sea internamente el desempeño entre una unidad respecto a otra, o de la misma unidad en diferentes años. Esta disciplina de medición llevada a buen uso, permitirá emplear la base histórica de información para tomar mejores decisiones a futuro, como por ejemplo: Sustituyendo algunas marcas de componentes por alternativas de mayor precio de adquisición, pero que el uso de mejores componentes redujo el costo de operación de flota. Lo mismo puede aplicarse a decisiones sobre tipos y marcas de unidades, o bien en el proceso de selección de combustible.

Una vez determinado el tipo de medición se puede construir un modelo que identifique todos los factores que influyen en la misma y adecuarlos a un periodo de estudio que puede ser mensual, semestral, anual, o a la frecuencia que sea necesario y que se justifique para el tipo de operación.

Influido por los períodos presupuestales de las empresas, el método más común es conjuntar la operación de flota en base a un periodo anual de acuerdo a los kilómetros recorridos. En Cosmo Consulting utilizamos este horizonte de medición como base para establecer el costo de operación y darles a nuestros clientes los resultados que puedan ser comparados contra otras alternativas (por ejemplo al seleccionar intervalos entre mantenimientos), información que les será de utilidad para una mejor toma de decisiones.

Este método considera el recorrido de una unidad de manera anual para determinar su costo por kilómetro durante la vida útil del vehículo. Para ello se debe considerar el total de kilómetros anuales que recorre la unidad, ya que se usará como denominador para obtener el resultado. Por otro lado se suman los costos por consumo de combustible, el precio de adquisición de la unidad y los gastos por mantenimiento. Sumados estos componentes se obtiene el numerador en la expresión del costo por kilómetro.

Es importante poder contar con todos estos elementos en los registros para poder obtener una mayor precisión en el cálculo histórico-comparativo. Cuando se trata de poder hacer el mismo análisis a futuro, se deben de considerar factores de incremento al precio del combustible, el rendimiento esperado de la unidad, así como un plan de gastos de mantenimiento en función del uso de la unidad, así como los montos por recuperación del vehículo en base al precio comercial del mismo al final de cada año.

Como un ejercicio ilustrativo se considera una unidad que recorre 35 mil kilómetros al año y que puede optar por utilizar diferentes combustibles: gasolina, diesel, gas LP y gas natural.

En la tabla 1 se muestra este ejemplo de cálculo del costo por kilómetro para un periodo de 12 años, obtenido de revisar las cifras de los doce períodos anuales:

Concepto	Gasolina	Diesel	Gas LP	Gas Natural
Kilómetros recorridos	420,000	420,000	420,000	420,000
Costo por Consumo de Combustible	$2,212,358	$1,750,231	$1,127,614	$1,552,532
Costo por mantenimientos	$303,761	$540,795	$477,107	$477,107
Costo de adquisición de la unidad	$455,641	$496,649	$564,995	$564,995
Total de costos	$2,971,760	$2,594,634	$2,169,714	$2,594,634
Costo por Kilómetro	$7.0756	$6.6373	$5.1660	$6.1777

El ejemplo anterior muestra las variaciones en costo por kilómetro al momento de decidir qué tipo de unidades se quiere adquirir en función del combustible. Sin embargo, para tomar otro tipo de decisiones, como el modelo o marca de unidades, la clase de unidades o incluso la cantidad de unidades a adquirir, en cada caso las variables que se deben de considerar serán diferentes a las del ejemplo, pero específicas a cada tipo de cálculo.

Una vez obtenidos los resultados, la interpretación de los mismos es fundamental para poder tomar la mejor decisión al respecto. Del ejemplo anterior, el gerente de flota puede apoyar su recomendación de sustitución de unidades ante la directiva de la empresa con la opción que presente el menor costo por kilómetro, que es función directa de los costos de operación en las opciones analizadas.

Siendo el caso del ejemplo, el gerente puede apoyar la opción de utilizar vehículos con gas LP por presentar un menor costo por kilómetro respecto a las demás opciones.

Es importante enfatizar que al evaluar los costos de operación, es de vital importancia contar con la mayor cantidad de datos duros posible. Las empresas con flotillas tienden a recabar la información más común respecto a sus unidades, pero repetidamente encontramos que no se recaban toda la información relevante posible, o que se recabó pero por periodos de tiempo limitado.

El contar con información de operación histórica es vital para la mejor toma de decisiones futuras. Incluso para hacer comparaciones hipotéticas en función de la decisión tomada para medir la gestión de la operación de flota.

En resumen, para poder valuar la operación de flota se requiere:
• Definir la variables a evaluar
• Recabar la mayor cantidad de información relevante disponible
• Determinar el método de medición
• Establecer un enfoque metodológico a la obtención de resultados para garantizar consistencia

Al valuar todos los componentes del análisis en función de una unidad de medición, el gerente de flota cuenta con un procedimiento objetivo que soporta su proceso de decisión en busca mayores niveles de eficiencia de operación para su flota.

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